Oferta · 03
Automatyzacja procesów i analityka
Bierzemy jeden proces, który najbardziej męczy pracowników, i zamieniamy jego powtarzalne kroki w automat. Działa on obok systemów, których urząd już używa, więc nikt nie musi uczyć się nowego programu.
Z czym przychodzą gminy
Dużo pracy w urzędzie to przepisywanie
Wniosek przychodzi mailem albo przez formularz, ktoś przepisuje go do rejestru, potem do Excela, a na koniec liczby z Excela trafiają do sprawozdania. Systemy do podatków, odpadów i obiegu dokumentów rzadko wymieniają się danymi, więc łączy je człowiek.
Takie kroki da się zautomatyzować bez wymiany systemów: korzystamy z eksportów i interfejsów, które te systemy już mają, a tam, gdzie decyduje urzędnik, automat tylko przygotowuje dane.
$ wnioski automat zaświadczenia wpłynął ................... 09:14, formularz www numer sprawy .............. nadany rejestr ................... wpisany referent .................. referat podatków termin .................... 7 dni, przypomnienie potwierdzenie ............. wysłane 09:14 przepisywanie ręczne ...... 0 pól
Przykłady
Co najczęściej automatyzujemy
Obieg wniosków
- Wniosek z formularza na stronie trafia od razu do rejestru, z numerem sprawy
- Przydział do referatu według rodzaju sprawy
- Przypomnienia o terminach dla referenta i potwierdzenie dla mieszkańca
Raporty i analityka
- Cotygodniowy raport dla wójta lub burmistrza z kilku systemów naraz
- Wnioski w terminie i po terminie, wpływy i zaległości, odpady, zgłoszenia mieszkańców
- Panel z aktualnymi danymi zamiast zestawień składanych ręcznie
Komunikaty do mieszkańców
- Zapisy na komunikaty przez stronę, ze zgodą zapisaną przy zapisie
- Wysyłka e-mail i SMS według miejscowości, np. harmonogram odpadów
- Wypisanie się jednym kliknięciem i kopia komunikatu na stronie
AI tam, gdzie pomaga
- Wstępne streszczenie długich pism i wniosków dla referenta
- Podpowiedź kategorii zgłoszenia mieszkańca
- Zawsze z człowiekiem, który zatwierdza wynik, i tylko tam, gdzie pozwala na to RODO
Jak zaczynamy
Jeden proces, jeden warsztat
Warsztat
Razem z pracownikami rozpisujemy wybrany proces krok po kroku: kto, co, w którym systemie.
Propozycja i wycena
Pokazujemy, które kroki zrobi automat, a które zostają u ludzi, i ile to kosztuje.
Próba
Uruchamiamy automat na danych testowych i poprawiamy go z osobami, które będą z niego korzystać.
Wdrożenie i opieka
Automat działa na co dzień, urząd dostaje instrukcję, a my pilnujemy, żeby działał.
Cena
Wycena dla Waszej gminy
Każdy urząd ma inne systemy i inne procesy, więc ceny nie da się podać z góry. Zależy od liczby systemów, z których bierzemy dane, i od tego, ile kroków przejmuje automat. Wycenę dostajecie po warsztacie.
Pytania
Czy musimy kupić nowy system?
Nie. Automaty korzystają z eksportów i interfejsów systemów, które urząd już ma. Jeśli jakiś system nie pozwala wyciągnąć danych, mówimy o tym na warsztacie.
Gdzie są przechowywane dane?
Na infrastrukturze urzędu albo na serwerach w Europejskim Obszarze Gospodarczym. Przed startem podpisujemy umowę powierzenia przetwarzania danych.
Ile trwa wdrożenie?
To zależy od procesu i liczby systemów. Harmonogram podajemy razem z wyceną, po warsztacie.
Wycena
Który proces męczy najbardziej?
Opiszcie go w kilku zdaniach: skąd przychodzą dane, kto je przepisuje i dokąd trafiają. Odpowiemy, jak można to zautomatyzować.